MyTenders is een dienst van Careerswitch B.V. (handelsnaam MyTenders), KvK 93568347, Duindigt 10, 2244 BR Wassenaar, info@mytenders.nl. Careerswitch B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven. Wij werken voor ondernemingen; de meeste gegevens die wij verwerken zijn bedrijfsgegevens. Waar het om personen gaat, staat hieronder wat wij doen, waarom en hoe lang.
| Verwerking | Gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
| Aanmelding en persoonlijke pagina | bedrijfsnaam, KvK-nummer, website, zakelijk e-mailadres, uw omschrijving, gekozen segment; openbare aanbestedingen, gunningen en registers; openbare tekst van uw website. Vraagt u uw bedrijfsgegevens op uit het Handelsregister, dan bewaren wij uw verklaring dat u daartoe bevoegd bent (tijdstip en tekstversie) zolang die gegevens in uw profiel staan | uitvoering van de overeenkomst (gratis kennismaking op uw verzoek) | tot u de pagina laat verwijderen; daarna bewaren wij alleen een onleesbaar gemaakt kenmerk van uw adres en de datum, zodat wij u niet opnieuw benaderen |
| Benadering van ondernemingen die wij selecteren op openbare gunningen | bedrijfsnaam, plaats, openbare gunningen en aankondigingen (TenderNed, TED), website; bij rechtspersonen geen namen van personen; bij een telefoongesprek de naam en functie van de gesprekspartner | gerechtvaardigd belang: zakelijke benadering van rechtspersonen op basis van openbare informatie, via onze website, advertenties gericht op bedrijfsnamen, post en telefoon door een medewerker; e-mail alleen met uw toestemming of als u klant bent | bedrijfsgegevens zolang de gunning openbaar is; gegevens van een gesprekspartner zes maanden na het laatste contact; een afmelding bewaren wij blijvend |
| Abonnement en facturen | zakelijk e-mailadres, bedrijfsgegevens, betaal- en machtigingsgegevens via Mollie, factuurgegevens | uitvoering van de overeenkomst; wettelijke bewaarplicht | duur van het abonnement; facturen 7 jaar |
| Profielgegevens die u zelf aanlevert | certificaten, referenties, verklaringen en andere stukken die u uploadt of invult | uitvoering van de overeenkomst | zolang het abonnement loopt en daarna zes maanden, tenzij u eerder verwijdering vraagt. Bij een doorverwijzing sturen wij uw profiel alleen na uw uitdrukkelijke verzoek, aan de partij die u kiest |
| Samen inschrijven: het gebundelde overzicht | door het lid opgegeven namen en KvK-nummers van partnerbedrijven; per deelnemer alleen de stukken die hij zelf, per stuk, in de app voor dat overzicht heeft gekozen | uitvoering van de overeenkomst op verzoek van de deelnemers | tot het overzicht eindigt of de deelnemer zijn keuze intrekt; zijn gegevens verdwijnen dan uit het overzicht |
| Pagina's "Overheidsopdrachten gegund aan" en het formulier Correctie of verwijdering aanvragen | op de pagina: naam, rechtsvorm, plaats, KvK-nummer en gegunde opdrachten van rechtspersonen, overgenomen uit openbare gunningspublicaties op TED; dat zijn bedrijfsgegevens, behalve waar de bedrijfsnaam de naam van een persoon bevat. Via het formulier: de tekst van uw bericht en, alleen als u die zelf invult, uw e-mailadres; bij verzending kijken wij kortstondig naar uw IP-adres om misbruik te beperken (ten hoogste één uur, alleen in het geheugen van de server, niet opgeslagen) | pagina: gerechtvaardigd belang, openbare en bronvermelde informatie over gegunde overheidsopdrachten tonen; u kunt bezwaar maken en wij halen de pagina dan offline. Formulier: gerechtvaardigd belang, uw verzoek afhandelen en kunnen aantonen dat wij dat deden | pagina: tot het bedrijf of de in de naam genoemde persoon om verwijdering vraagt, daarna halen wij de pagina offline. Verzoek en e-mailadres: 12 maanden na afhandeling; daarna bewaren wij alleen het KvK-nummer en de datum van verwijdering, zodat de pagina niet terugkomt |
| Website en beveiliging | technische logbestanden zonder inhoud van formulieren | gerechtvaardigd belang: beveiliging en beheer | maximaal 30 dagen |
| Contact | naam, e-mail, inhoud van het bericht | gerechtvaardigd belang: beantwoorden | 12 maanden |
Openbare bronnen: TenderNed, TED (Tenders Electronic Daily), openbare registers van erkenningen en certificaten, en de website van de onderneming. Wij gebruiken geen gegevens uit het Handelsregister als bron voor e-mailbenadering.
Mail over nieuwe aanbestedingen, als u daarvoor het vakje aanzette. Zet u bij de aanmelding, of op de pagina uit onze brief, het vakje aan waarmee u ons vraagt u te mailen, dan gebruiken wij uw zakelijke e-mailadres om u de link naar uw pagina te sturen en daarna nieuwe aanbestedingen die bij uw werk passen, zo vaak als bij dat vakje staat en alleen als er nieuwe zijn. Grondslag: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). U kunt die toestemming altijd intrekken met de afmeldlink in elke mail of met een bericht aan info@mytenders.nl; wij verwerken dat binnen één werkdag en de afmelding geldt voor al onze kanalen. Van de toestemming zelf bewaren wij uw adres, de datum en tijd, de taal, het formulier waarop u haar gaf en de letterlijke tekst van het vakje, als bewijs dat wij mochten mailen; wij bewaren daarvan geen IP-adres en geen browsergegevens. Bewaartermijn: vijf jaar na de laatste mail op deze grondslag, of tot u intrekt; daarna blijft alleen een onleesbaar gemaakt kenmerk van uw adres staan met de datum waarop u toestemming gaf en de datum waarop u zich afmeldde, zodat wij u niet opnieuw mailen. Berichten over uw eigen aanmelding en uw eigen pagina staan hier los van; die horen bij de dienst zelf.
Voorstellen om samen te kijken. Een lid kan in de app een voorstel maken over één aanbesteding, voor een bedrijf dat het kent, en verstuurt dat zelf. Wij bewaren de bedrijfsnaam die het lid opgeeft, het gevraagde deel en de toelichting, en of het voorstel is geopend en wat het bedrijf antwoordde, zonder IP-adres en zonder cookie; nooit een e-mailadres. Doel: het voorstel tonen en het lid het antwoord laten zien (gerechtvaardigd belang). De naam en de vrije tekst wissen wij uiterlijk 90 dagen nadat het voorstel is verlopen of ingetrokken. Kiest een bedrijf "Stuur mij hier niets meer over", dan bewaren wij alleen een onleesbare code van de naam, zodat dat lid het bedrijf geen nieuw voorstel kan sturen.
Uw e-mailadres als u de uitslag van de meebouwronde wilt ontvangen. Laat u op `/voor-inkopers/` een e-mailadres achter, dan gebruiken wij dat voor twee dingen: een bevestiging dat uw bijdrage is aangekomen, en één bericht met de uitslag van de meebouwronde. Wij gebruiken het adres niet voor reclame en geven het aan niemand. Grondslag: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die u met één antwoord kunt intrekken. Bewaartermijn: tot uiterlijk 31 januari 2027, dus kort na de uitslag van 10 december 2026; daarna wissen wij het. Uw bijdrage zelf (de aangevinkte punten en een eventuele opmerking) bewaren wij niet aan uw adres gekoppeld.
Brieven aan bedrijven. Onze brieven aan bedrijven bevatten een link met een code per bedrijf. Bezoekt u die pagina, dan leggen wij vast dat de pagina voor dat bedrijf is bekeken (aanbesteding, code, tijdstip), zonder cookie en zonder IP-adres bij die gebeurtenis. Doel: meten of onze brieven worden gelezen (gerechtvaardigd belang). Wij bewaren dit ten hoogste zes maanden na het bezoek; de koppeling tussen de code en uw bedrijf wissen wij uiterlijk zes maanden na de brief, en direct als u zich afmeldt.
Persoonlijke pagina na onze brief.
Sturen wij uw bedrijf een brief met een QR-code, dan zetten wij een pagina klaar met openbare aanbestedingen die bij uw werk lijken te passen. Welke bedrijven een brief krijgen en het adres op de envelop, halen wij uit het Handelsregister van KVK (rechtsvorm, branche, aantal werkzame personen en adres), of, als uw bedrijf eerder een overheidsopdracht won, uit de Europese aanbestedingsdatabank TED. Soms vinden wij uw bedrijf via uw eigen website of een andere openbare bron; welke bron wij gebruikten, staat in de brief. Staat op uw eigen website wie uw bedrijf leidt, dan richten wij de brief aan die persoon. Wij bewaren alleen die naam, de functie en waar en wanneer wij die lazen, en wissen ze samen met de andere gegevens.
Op de pagina staan openbare aanbestedingen van TenderNed en TED. Vonden wij uw eigen website of een gunning in TED, dan staan daar ook de naam, het KvK-nummer, de vestigingsplaats en het vak van uw bedrijf zoals die daar vermeld zijn. Vonden wij die niet, dan kiezen wij het vak op grond van de hoofdactiviteit in het Handelsregister en staan er geen gegevens van uw bedrijf op de pagina; die vult u dan zelf in. Wij kiezen de opdrachten op vak en regio; andere bedrijven in hetzelfde vak en dezelfde regio zien dezelfde opdrachten. De pagina is alleen te openen met de code uit de brief en wordt niet door zoekmachines gevonden. Wij leggen vast of en wanneer de pagina is geopend, niet door wie. Grondslag voor de brief en de pagina: ons gerechtvaardigd belang, namelijk bedrijven wijzen op opdrachten die bij hen passen en hun MyTenders aanbieden (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Vraagt u op die pagina de opdrachten aan, dan vinkt u één vakje aan. Daarmee vraagt u ons u een bevestigingslink te mailen en daarna nieuwe aanbestedingen in uw vak, alleen als er nieuwe zijn en zo vaak als bij het vakje staat. Grondslag voor die mail: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Wij bewaren als bewijs het moment van aanvragen en bevestigen, de versie van de tekst bij het vakje, het vak en de frequentie. Wordt u lid, dan mailen wij u ook over onze eigen, vergelijkbare diensten, tenzij u daar bezwaar tegen maakt; dat kan in elke mail.
U meldt zich altijd af met één klik via de afmeldknop van uw mailprogramma, of met de link in elke mail. Daarna mailen wij u niet meer. In de bevestigingsmail kunt u ook kiezen voor alleen de opdrachten uit de brief, zonder vervolgmail.
Hoe lang wij wat bewaren:
- Uw e-mailadres: bevestigt u niet, dan wissen wij het binnen 30 dagen. Bevestigt u wel, dan bewaren wij het zolang u de mail met nieuwe aanbestedingen ontvangt. Meldt u zich af, dan wissen wij het uiterlijk zes maanden na de brief, of direct als die zes maanden al voorbij zijn.
- De pagina en de gegevens van uw bedrijf: uiterlijk zes maanden na de brief. Bedrijven uit een bestand die geen brief kregen, wissen wij uiterlijk zes maanden na ontvangst van het bestand.
- Het bewijs van uw toestemming, zonder leesbaar e-mailadres: tot vijf jaar na uw afmelding. Bevestigt u niet, dan wissen wij ook dat bewijs binnen 30 dagen.
- Afmeldlijsten: laat u weten dat u geen post meer wilt, dan wissen wij de pagina en de gegevens direct en bewaren wij alleen uw bedrijfsnaam en KvK-nummer op onze afmeldlijst. Meldt u zich af voor de mail, dan bewaren wij blijvend alleen een onleesbaar gemaakt kenmerk van uw adres met de datum van toestemming en afmelding, zodat wij u niet opnieuw mailen.
- Hosting van de website en de gegevens: Fly.io (servers in Amsterdam).
- Back-up van de gegevens: Tigris Data (opslagdienst, afgenomen via Fly.io). Eén keer per dag gaat een kopie van de database daarheen, versleuteld vóór verzending; de sleutel staat niet bij Tigris. Opslag is ingesteld op Frankfurt (EU). Kopieën worden na 35 dagen verwijderd, dus gegevens die u laat verwijderen, verdwijnen uiterlijk na 35 dagen ook uit de back-ups.
- E-mail (bevestiging, weeklijst, facturen, correctieverzoeken over onze pagina's): Resend.
- Drukken en versturen van brieven: Postbode.nu (Nederland), met een verwerkersovereenkomst.
- Betaling en incassomachtiging: Mollie B.V.
- Tekstanalyse voor de selectie: Anthropic. Een uittreksel van de openbare tekst van uw website en uw omschrijving kan worden gestuurd om zoektermen te bepalen; daarin horen geen persoonsgegevens te staan. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen.
- Uitlezen van documenten die u uploadt (certificaten, polisbladen, referenties, verklaringen, uittreksels, cv's): Anthropic. Het document gaat voor het uitlezen naar Anthropic; wij bewaren daarna alleen de gegevens die u zelf bevestigt, niet het document. Uit een cv nemen wij geen naam, geboortedatum of contactgegevens over. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om modellen te trainen.
- Ons werk aan verkoop, selectie en ondersteuning doen wij met een digitaal team dat werkt met modellen van Anthropic. Daarbij kunnen gegevens van bedrijven en van klanten worden verwerkt, zoals een bedrijfsnaam, een zakelijk e-mailadres en de inhoud van uw bericht aan ons.
- Advertenties: LinkedIn en Google. Aan LinkedIn geven wij alleen namen en websites van rechtspersonen uit openbare gunningen, geen persoonsgegevens; op mytenders.nl staan geen advertentie- of volgcookies van deze partijen.
- Partner-specialisten: alleen op uw verzoek.
Waar verwerkers buiten de EU gevestigd zijn, gelden de EU-standaardcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit.
Inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid: mail info@mytenders.nl. Uw pagina kunt u zelf corrigeren (knop "Reken opnieuw") of laten verwijderen (knop "Verwijder mijn pagina"); uw abonnement kunt u zelf opzeggen op uw pagina. Staat uw bedrijf, of een bedrijf dat uw naam draagt, op een pagina "Overheidsopdrachten gegund aan"? Gebruik dan de knop Correctie of verwijdering aanvragen op die pagina; wij lezen uw verzoek op de eerstvolgende werkdag en passen de pagina aan of halen hem offline. Wilt u geen e-mail of post meer van ons, dan is één bericht genoeg; wij verwerken dat binnen één werkdag en het geldt voor al onze kanalen. Klachten kunt u ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Gegevens per klant gescheiden; toegang beperkt; versleutelde verbindingen (HTTPS); geheimen alleen op de server; dagelijkse versleutelde back-up buiten de server; verwerkersovereenkomsten met leveranciers.
Alleen één functionele cookie die uw persoonlijke pagina aan uw browser koppelt. Geen advertentie- of trackingcookies en geen statistieken op basis van persoonsgegevens.
Bezoekersstatistiek. Wij tellen paginabezoeken op onze eigen server, zonder cookie en zonder IP-adres. Per bezoek bewaren wij alleen de datum, de bekeken pagina, de taal, de naam van de website waar u vandaan kwam (alleen de domeinnaam, bijvoorbeeld linkedin.com) en of het bezoek van een zoekmachine of robot kwam; daarvoor kijken wij naar het type browser, zonder dat op te slaan. Wij kunnen u hiermee niet herkennen of volgen en tellen geen unieke bezoekers. Deze tellingen bewaren wij 180 dagen.
Deze verklaring kan wijzigen; de datum bovenaan geeft de laatste versie.
- De rij "Uitnodiging van ondernemingen die wij zelf selecteren" is vervangen door "Benadering van ondernemingen die wij selecteren op openbare gunningen": wij sturen geen ongevraagde commerciële e-mail aan bedrijven, ook niet naar een algemeen adres, en benaderen per post, telefoon of advertentie; e-mail alleen met uw toestemming of als u klant bent.
- Nieuw: de rij over de pagina's "Overheidsopdrachten gegund aan" en het formulier Correctie of verwijdering aanvragen, met de knop in paragraaf 4.
- Nieuw: de alinea "Bezoekersstatistiek" in paragraaf 6, over het tellen van bezoeken op onze eigen server zonder cookie en zonder IP-adres.
- Nieuw in de rij "Aanmelding": wat wij bewaren als u uw bedrijfsgegevens uit het Handelsregister opvraagt.
- Nieuw: de alinea over de mail waarvoor u zelf het vakje aanzet, met de grondslag toestemming, het bewijs dat wij daarvan bewaren en hoe u intrekt.
- Nieuw: de alinea over voorstellen om samen te kijken, en de alinea over uw e-mailadres bij de meebouwronde voor inkopers.
- Nieuw: de alinea "Persoonlijke pagina na onze brief" over de brief met QR-code, de pagina daarachter en de vervolgmail; en Postbode.nu bij de verwerkers.
- De rij over samen inschrijven beschrijft nu het gebundelde overzicht met een keuze per bewijsstuk, in plaats van een project.
- Verduidelijkt: waar wij eerder "een anoniem kenmerk" schreven, staat nu "een onleesbaar gemaakt kenmerk"; dat is nauwkeuriger.
- Toegevoegd bij de verwerkers: ons digitale team werkt met modellen van Anthropic; en de regel over advertenties bij LinkedIn en Google.